今日も暑い一日でした。
エアコンが効いた職場で一日過ごしていましたが。
転職を数多くしていることを以前書きましたが、新しい職場に移って決まってすることがあります。
それはその職場の仕事のマニュアルを作ることです。
それも自分に向けてではなく、「わたしのあとに新人さんが入ってきたときに、仕事を覚えてもらうためのマニュアル」という設定で考えます。
理由は、自分以外の人に教えなければならないので、よりわかりやすく、かみ砕いた表現にしなければならないからです。そうでないと、一人よがりな、後で見返した時に自分でも首をひねるようなマニュアルになってしまいますから。
そして他人に伝えるマニュアルにする一番の理由は、ただ「覚えなきゃ」と思って業務に向かうよりも、「誰かに伝える」形にすることで、業務に対する誤解や思い込みがないかどうかを自分に問いかけながら作ることができるからです。
マニュアルはこんな内容でまとめるとわかりやすいです。
- タイムスケジュール…一日の仕事の流れ、週単位、月単位の流れ。
- 暗記が必要なこと…絶対覚えなければいけないこと。
- 関係部署の把握…職場の人間関係や外部業者さんなどの名前や連絡先
- 仕事の手順…やらなければいけないタスクと、なぜその順番でしなければいけないかの理由。
どこの職場でも大体このようなことを押さえておけばいいでしょう。
そして、マニュアルを作っているうちに、いろいろ疑問点がでてきます。
「あれ、この作業必要？」
「この作業を先にやるのはどうしてなんだろう？」
新人ですから、分からなくて当たり前なので、先輩や上司に素直に聞いてみましょう。
その職場で重要なものの見方を教えてもらえるチャンスです。
そうでなくて、「昔からそうだから」
「それは考えたことなかった」
というお答えが来たら、効率化の提案を考えてみましょう。
新しい職場、新しい環境は、どんなところでも慣れるまでは大変ですが、
このマニュアル作りをすることで、仕事に追われるのではなく、仕事を自分のものにすることができます。
大変な仕事だったものを客観的に見ることで、やりがいを作り出して楽しくできる仕事に変えることができます。
このように、仕事を作業者の目で見るのではなく、もう一段上の立場で見るようにしてきたおかげで、仕事も早く覚えられました。
職場全体の中で、上空から自分を見る視点を持つこの方法は自分をちょっと自由にしてくれます。
ぜひおすすめします。
