今日も穏やかな天気の一日でした。
心情的には昨夜から仕事の課題を抱えていたので、穏やかではなかったのですが。
はじめてのNPO法人振り込み作業
仕事の課題というのは、理事をしているNPO法人の会計作業です。
会計作業は会計の担当の方がすることで、本来わたしの仕事ではないのですが、現在の会計の担当の方がこの仕事をできなくなったため、急遽仕事の引継ぎが必要になりました。
新しく会計を担当してくれる方は決まったのですが、引継ぎをするための日程調整をしたところ、時間線が違うのではないかと思えるくらい見事に予定が合わず、急遽理事のわたしが引き継ぎの中継をすることになりました。
そんな流れで、活動費の2月と3月の振り込み作業をわたしがしなければならなくなったのです。銀行に行く必要はなく、PCを使ってネットバンキングで振り込みする作業です。
挫折の一日目
先々代の会計さんからのマニュアルもあり、前担当の方から「これに従ってすれば大丈夫。わたしもこれでできました」と言われ、わたしも不安は感じながらなんとかやってみるつもりでした。
わたしもPCに詳しいわけではなく、PCが動かなくなって「これ何をしました？」と聞かれて「（特別なことは）何もやっていません」と答えて怒られる素人ですが、主人がいるので何とかなるかと。
データのとりまとめは新しい担当さんに引き継ぎできたので、やっていただきました。そのデータが上がってきたので、いよいよ振り込み作業の開始です。
銀行のサイトにログインして、まずは担当者名を変更しなくてはなりません。
管理画面で担当者名を変更し、更新すると、「パスワードが違っています」のメッセージ。何回か繰り返していたら、「お取り扱いできません」のエラーが。全身がガタガタ震え、滝のように脂汗が流れました（実際起こったことに近い表現）。
前会計さんに再度問い合わせてみるも「マニュアル以外のことは分かりません…」。まあ、そういうものですよね…
画面に何か起こった時の問い合わせ先がありましたので、とりあえず問い合わせのメールを送りました。朝になったら電話でも問い合わせてみるつもりです。
銀行からの力強いサポート
すべて忘れて眠っていたい気分でいましたが、今日の朝9時に銀行からお電話をいただけました。ありがたし…
状況を説明し、パスワードを確認し、いろいろやってみましたがダメでした。
パスワードを作り直す方法もあるけど、そのためにはその支店まで行って申請し、作業してもらわなければならないとのことでした。そこまではうちからだと2時間以上かかるので、すぐには対応できません。
もう一度前担当に確認してから方策を決めることにして、対応のお礼を言って電話を切りました。
相方からの神サポート
いったん電話を切って主人と相談したら、「ログインパスワードと管理画面の更新パスワードが同じかどうか確認してみて」を言われました。
相談に乗ってくださっていた方と電話がつながり、確認したら、「いえ、それは違うパスワードでないと受け付けられないようになっています」とのことです。
マニュアルを見ていた主人が、
「マニュアルは本当にこれだけ？ これだけだと無理だと思う」
「もらったのはこれだけ」
「いや、あり得ない。これでは引き継げない」
あ、そういえば引き継ぎで振り込み明細を閉じた紙ファイルを受け取っていたなあ…
さっそく確認してみたら、銀行との契約時の書類に「確認用パスワード」が書いてありました。
それで試してみたら、無事に作業できました。
マニュアルだけでできると思っていたら、パスワードは別管理しておくものなのですね。勉強になりました…
今回の反省
引き継ぎを受けながら、わかったつもりで全然わかっていなかった自分に自己嫌悪です。
問題点は二つ。
・マニュアルはあったけれども、前担当の担当期間に変更になった部分が反映されていなかったこと。
・パスワード書類とマニュアルセットで使うという理解がされていなかったこと。
今度はわたしが引き継ぎをする立場になりますが、マニュアルもわかりやすく修正し、この経験を活かしてきっちりバトンを渡したいと思います。
今のやり方では、引き継ぎが発生するたびに問題が起こりそうなので、会計や事務作業のマニュアルも担当ごとに持っているのではなく、まとめてクラウドなどに保管するようにした方がよさそうです。
パスワードなどの重要情報だけ引き継げば、誰にでもできるような体制にしていこうと考えています。
…精神的にかなり疲れきりましたが、とりあえず会計作業はすべて完了し、振り込み結果も確認できました。今夜はよく眠れそうです。
