NPO法人で事件が起こりました。
NPOのホームページにアクセスできなくなってしまったのです。
原因は、ドメインを登録している会社にドメイン登録料の振り込みがされていなかったからでした。
うちはお名前.comさんと契約しています。問題を確認しようとログインしたのですが、その先に進めません。
トラブル解決への道
どうしていいかわからなくなり、仕方なく私の専属ITアドバイザーに聞くことにしました。主人です。
「あの、手が空いていたら教えてほしいことがあるんだけど」
「空いてない。空くことはないから質問があるなら今すぐしてください」
「NPOのホームページにアクセスできなくなったんだけど、ドメイン登録料の支払いがされていないってことらしい」
「へー」
「それで入ろうとしたらお名前.comのサイトに入れないんだけど」
「入れない？」
興味を持ってくれたらしく、私のパソコンのところに来てくれました。
「こんな感じで、ドメインに何を入れたらいいかわからないの」
「もうサイトには入ってる。この先に進みたいの？」
「入ってるって… そうなのか。ここから先に行くにはどうすればいい？」
「ドメイン名を入れて、パスワードを登録しろ、と。ホームページ関係の資料は？」
「これ」
「ほかのidと一緒にある分しかないのか… ドメイン名がない。ほかに資料は？」
「ない。これだけ」
「マニュアルもないのね」
「ないのです。前任者からもらった資料はこれだけで、連絡してもわからないって」
「そのあたりは大問題だな。前前任者は？」
「聞いたけどわからないって」
「前前任者の時に外部に依頼してホームページを作ったんだよね。引き渡し資料やマニュアルをもらってないのかな。もらっても忘れて、どこかにしまって忘れているんだろうな。それを見つけるのは難しいだろうね」
「うん… 何とかなる？」
「ホームページはわかってるんだよね。…これか。ドメイン名はたぶんこれだな。これで試してみよう」
ドメイン名らしきものを入れてくれました。
「パスワードはどうする？」
「どうしよう」
「なんでもいいよ。条件があっていれば」
「うむむ」
パスワードを考えて入れました。
「いい？ じゃあ、これで決定を押して」
「あ、入れた」
「内容確認して。これでOK？」
大丈夫です。
「ありがとう。助かったわ」
「それで、この先どうすればいいかわかる？」
「わからない」
「威張らない。じゃあ、入金待ちになっているここを確認してみよう」
クレジットカードの払い込み用の画面が出てきました。
「クレジットカード払いでいい？」
「あ、クレジットカードはない」
「じゃあその他の支払方法で… 銀行でもコンビニでも振り込みできるよ」
「じゃあコンビニで。ローソンでいい？」
「あ、はい」
ローソンを選ぶと、受付番号などなどが出てきて、メモしたものを渡されました。
「これでロッピで振り込めばOK」
「ありがとう、なんてお礼をすればいいか…」
「こんな感じでコンサルをして代行すると、3万円くらいもらえるはず」
「本当にありがとう！ 五体投地の感謝を！」
「ノーペイか…」
要急案件なので、その後ローソンに行って無事に支払ってきました。
支払いが反映されるまで数時間かかるということでしたが、確認したらちゃんと表示されるようになっていました。よかった…
このトラブルを受けて
このトラブルは、組織ではけっこう起こるタイプの問題です。
組織の連絡経路の問題
うちもお名前.comさんと契約しているので、ドメイン契約の期限切れの前に連絡が来るのは知っています。この連絡はNPOのアドレスに来ているのでしょうが、私にはそれが確認できません。
引き継ぎの問題
仕事をやっている本人は、自分がずっとその仕事をやっていると思っているので引き継ぎのための資料作成などはせず、いざその仕事をやめる時は忘れてしまっていて、引き継ぎを行わない。
NPOでやっている仕事については、人ごとに任せてやっているので、まとまった資料がないのです。
当然作業マニュアルはなく、引き継ぎのマニュアルもありません。資料の置き場所も共有されていません。
これは何とかしないと、専属アドバイザーがいない案件について、対応不能になる可能性があります。
茨の道
これからやらなければならないことが決まりました。
- NPOで行っていることの洗い出し
- 個々の仕事の概要と作業マニュアル、引き継ぎマニュアルの作成
- タイムリーに連絡を受けられるようにする体制づくり
- 事務用のノートパソコンなどの導入（現在はデスクトップパソコンのみ）
なんで今までやってないんだよう、と言いたくなるような案件です。
大変だよね、これ。
とりあえず専任アドバイザーに、いやな顔をされながら相談して、やり方を考えていこうと思います。
ノートパソコンの導入はアドバイザーから提案されたのですが、しょっちゅう確認できる人がいないのは確かにまずいので、ほかの理事に話して実現したいと思っています。
雑感
専属アドバイザーのいない人たちはどうしているんでしょうか。
私もそのうちこのNPO法人を離れることになるのですが、それまでにはいろいろ整備しておこうと思います。
