わたしは現在、食生活に関するNPO法人で理事をやっているのですが、最近そのNPOで作っているHP記事の更新などの仕事も始めました。
このNPO法人は結成からそろそろ20年になろうとしています。
わたしが参加してからはもう18年ぐらいでしょうか。
その間、事務担当が何代も代わっており、1年前にも一人の方が代わりました。
事務のお仕事は、2か月に一度の活動費の計算や振り込み、年に一度の決算報告や、国や県や市に提出する書類の作成など多岐に渡っています。
当然のことながら、代わる際に前担当の方が、新しい事務担当の方と理事たちに、事務のマニュアルや引き継ぎの詳細を残してくださいました。
数日前、会に新規のお仕事の依頼があり、HPにある「お問い合わせフォーム」からメールアドレスやお仕事の詳細をお送りいただくことになりました。
そこで事務の方に「講習の依頼があったので、HP経由で連絡があるはずなので、HPにメールが入ったら、わたしの方に転送お願いしますね」とお願いしたのですが、「私、パスワード分かりません」「えええー！」
HPの管理は新しい人の担当範囲ではなく、HP関連のメールの扱いについては引き継ぎ先が決まっておらず、結果引き継がれないままになっていたようです。
6年ぐらい前にHPを新しく作り変えたのですが、その時に作られたHPの管理や運用部分についての業務マニュアルがなく、前の事務担当の方が自分でわかる範囲で作業していたのですが、この部分については引き継ぎ資料もなく、ブラックボックスのままになっていたのです。
これから前担当の方に連絡して、何をやっていたのか、やらなければいけないことは何かを確認して、新しく担当してくれる人を探さなければなりません。
慌てて主人に泣きついたら、ものすごく面倒くさそうな顔をしてみてくれました。
HPの管理画面を確認してもらい、どこに何が書いてあるかを見て、
ようやく受け取ったメールを見つけ出してもらいました。
わたしはもう涙目です。やはりもう昨日に届いており、慌てて対応しました。
面倒くさそうな顔をして主人が言うところによると、前担当の方が辞めたそのあとに届いたメッセージは開いた形跡がないので、誰もを見ておらず、返信などの対応もしていないらしいことが分かりました。
これはまずい、非常にまずい状態です。
「誰か見ているだろう」「誰か対応しているだろう」とみんなで思って、
誰も見てはいなかったのです（タイトル回収）。
大至急、理事全員と事務担当の方に現状を伝えました。
NPOのメンバーは、食に関してはそれなりの専門家ですが、情報システムについては素人です。
わたしはそれでも知っている方なのですが、HP管理画面の内容について主人が言っていることはほとんど理解できませんでした。
無理。ムリだわ、これ。
HPの運用・保守作業については、今後は外注に出す可能性も含めて考えていかなければいけません。
衝撃の出来事でしたが、ここでわかってよかった…
これから善後策を考えなければなりません。
あたま、痛いです。
